Необычный кейс: как настроить почтовый маркетинг и ускорить работу менеджеров в 20 раз

Как устроены продажи через почтовые листовки

Продажи начинаются с рассылки бумажных листовок. За один раз отправляют от 6 до 8 тысяч экземпляров по случайным адресам в выбранном регионе — и так несколько раз в месяц. Затем направление меняют: например, сначала Тверь, потом Екатеринбург.

Получатели видят в листовке фото товара, его детальное описание, цену и реквизиты для оплаты. Перевести деньги онлайн нельзя, только через отделение банка.

Когда покупатель вносит оплату, компания получает его имя, адрес и сумму перевода. Часто клиенты не указывают назначение платежа, из-за чего магазин не сразу понимает, какой товар заказан. Поэтому у каждого изделия уникальная стоимость. Так менеджеры определяют товар в заказе и отправляют его.

С момента рассылки до первой оплаты может пройти от 2 до 8 недель — сроки зависят от скорости работы почты в конкретном регионе.

Сократили время обработки заказов в 20 раз с помощью связки RetailCRM + микросервис от Radis

До внедрения RetailCRM всё приходилось делать вручную, менеджеры тратили часы на обработку заказов:

• Получали от банка большой текстовый файл с данными обо всех последних оплатах.

• Находили для каждого заказа имя, адрес и сумму перевода.

• Сопоставляли сумму платежа с прайсом, чтобы определить товар.

• Самостоятельно добавляли все данные о покупке в таблицу.

Теперь заказы автоматически появляются в RetailCRM: с именем клиента, суммой оплаты, нужным товаром и актуальным статусом.

«У компании нет сайта или соцсетей, откуда могли бы поступать данные. Поэтому Radis разработал отдельный микросервис, который создаёт заказы в RetailCRM на основе поступивших платежей и выписок Почты России».

Виолетта Данильчик
Руководитель направления CRM-маркетинга в Radis

Микросервис от Radis работает так:

• Получает от банка файл с платежами.

• Разбирает данные: сумму, ФИО отправителя, адрес, назначение перевода (если есть).

• Сопоставляет сумму с прайсом и определяет, какой товар оплачен.

• Находит клиента в базе или создаёт нового.

• Проверяет полноту оплаты.

• Автоматически создаёт заказ со всеми данными по клиенту и товару в RetailCRM.

Если сумма неполная, микросервис добавляет заказ без товара в RetailCRM со статусом «неполная оплата» и отправляет клиенту SMS-напоминание. Так даже если не все необходимые данные заполнены, заявки остаются в системе и не теряются.

^{RetailCRM сделала почтовый маркетинг прозрачным и управляемым}

В RetailCRM обработка заказа занимает пару минут. Менеджеры работают, как в обычном интернет-магазине: видят оформленный заказ, комплектуют товары и отправляют клиентам.

RetailCRM помогает компании масштабировать продажи и при этом не нанимать дополнительных сотрудников. Качество сервиса тоже выросло: менеджеры оперативнее реагируют на заявки и точнее отслеживают статусы. Компания сохранила привычный канал — почтовые рассылки, но рутины стало меньше.

Снизили расходы на рассылку в 3 раза благодаря сегментации

Раньше подготовка рассылки отнимала много времени. Базу адресов хранили в нескольких Google-таблицах без единой структуры. Чтобы сформировать список для отправки, менеджеры вручную собирали данные из разных файлов и сортировали адреса по регионам.

Затем приходилось проверять индексы и распределять адреса по магистралям — крупным почтовым маршрутам. На обработку одной рассылки на 6–8 тысяч адресов уходили часы. Любая ошибка в списке приводила к сбоям в доставке и увеличивала расходы на рассылку.

Теперь компания настраивает сегменты клиентов по регионам прямо в RetailCRM. Чёткое разделение помогает точнее планировать рассылки и работать с аудиторией, которая ещё не получала листовки c тем или иным товаром.

Из RetailCRM сегменты автоматически попадают в микросервис Radis. Менеджеру остаётся лишь выбрать нужный вариант и нажать кнопку «Отправить в Почту России».

^{Микросервис помогает подготовить базу адресов для почтовой рассылки}

Микросервис:

• Забирает из выбранного сегмента всех клиентов с заполненными почтовыми индексами.

• Распределяет адреса по магистралям: например, магистраль 1 — индексы от 100100 до 200200.

• Сортирует получателей в каждой магистрали по алфавиту.

• Делит магистрали на партии по 1 000 листовок.

На выходе менеджер получает готовый .xls-файл, загружает его на сайт Почты России и оформляет отправку. После этого остаётся только отнести коробки с листовками в отделение почты.

«Менеджеры больше не выбирают адреса вручную, не путают, кому уже отправляли, а кому — нет. Могут отследить периодичность рассылок и не дублировать тиражи. За счёт этого и сократились расходы на почтовый маркетинг».

Виолетта Данильчик
Руководитель направления CRM-маркетинга в Radis

Автоматизация исключает ошибки в данных. Микросервис берёт информацию напрямую из RetailCRM, проверяет её и сортирует. Кроме того, менеджер подготавливает базу для рассылки в пару кликов и не тратит на это свои рабочие часы.

Собрали единую карточку клиента с историей заказов и рассылок

Раньше у компании не было единой клиентской базы. Менеджеры не могли быстро понять, что и когда заказывал клиент, получал ли он рассылку в последнее время. Это мешало видеть общую картину и контролировать процесс продаж.

Теперь все заказы и платежи отображаются в RetailCRM. У каждого клиента есть полноценная карточка с историей взаимодействий: какие товары он покупал, когда вносил оплату и какие почтовые рассылки получал. Это помогает точнее планировать кампании и ассортимент.

«Раньше менеджеры дробили данные в Google Docs, вручную сверяли, кому и что они отправляют. А теперь RetailCRM для них — полноценный операционный хаб, куда попадают все заказы в сформированном виде».

Виолетта Данильчик
Руководитель направления CRM-маркетинга в Radis

Быстрее, дешевле, прозрачнее: что изменилось после внедрения RetailCRM

Подключение RetailCRM и микросервиса от Radis помогло автоматизировать трудоёмкие рутинные задачи и сделать процессы прозрачными:

• Менеджеры обрабатывают заказы быстрее. Платежи сопоставляются с клиентами и товарами без участия человека.

• Команда сократила затраты на рассылку. База формируется автоматически, без ошибок и дублирующих отправок.

• Сегментация рассылок происходит в пару кликов. Микросервис выдаёт сразу готовый файл для сайта Почты России.

• Менеджеры видят единый профиль клиента. Полная история заказов, оплат и рассылок.

• Руководство получает полную картину продаж. Это упрощает контроль и планирование.

• RetailCRM заменила разрозненные Google-таблицы. В системе сосредоточены все ключевые процессы.

Компания сохранила привычную офлайн-модель продаж, но вывела её на новый уровень с помощью RetailCRM. Теперь результаты не зависят от ручной работы, а бизнес может спокойно расти без лишних затрат.

Берём на заметку: офлайн-продажи — не приговор

Этот кейс показывает: даже сложные офлайн-процессы можно упростить и превратить в прозрачную, управляемую систему. Автоматизация не требует перестройки бизнеса — достаточно подобрать правильные инструменты.

• Оцифровать можно даже «старые» каналы. Продажи через бумажные листовки кажутся несовместимыми с онлайн-платформой, но опыт внедрения RetailCRM доказал, что офлайн можно автоматизировать.

• Ручные процессы тормозят рост. Пока менеджеры сводят платежи вручную и ведут данные в таблицах, бизнес сложно масштабировать. Автоматизация освобождает ресурсы и открывает путь к развитию.

• Микросервисы + RetailCRM = гибкость. RetailCRM можно дополнить модулями под свои задачи. На платформе доступны готовые интеграции с платёжными системами, службами доставки, складскими системами.

Если вы тоже хотите сократить ручную работу — RetailCRM ускорит обработку заказов, упорядочит клиентскую базу и упростит запуск рассылок.