Принимайте платежи из всех каналов продаж и выбивайте чеки без кассового аппарата вместе с LIFE PAY в RetailCRM

Чтобы продавать товары в интернете, онлайн-кассы с фискальным накопителем нужны любому бизнесу. Офлайн-продавцам они тоже нужны, но не всем. Необходимость подключения зависит от специфики бизнеса и других нюансов, например, без онлайн-кассы можно работать при розничной торговле на рынке и в газетных киосках.

Онлайн-касса необходима для передачи электронных чеков в налоговую. В них содержится та же информация, что и в обычном кассовом чеке из магазина: дата и время оплаты, итоговая сумма, товары в чеке, их количество и ставка налога. В интернет-магазине за передачу этих данных отвечает модуль интеграции, предоставленный платёжной системой или сервисом онлайн-касс.

• Закон обязывает ритейлеров подключать онлайн-кассу
• Как подключить онлайн-кассу
• Облачная касса — решение для омниканальных платежей
• Как работает модуль интеграции облачной кассы LIFE PAY

Ритейлеры обязаны отправлять электронные версии всех чеков в налоговую, поэтому подключение онлайн-кассы обязательно. Даже если клиент оплачивает заказ ночью или в выходной, чек должен отправиться ему и в налоговую.

Онлайн-касса — это касса с доступом в интернет, которая передаёт информацию о пробитых чеках оператору фискальных данных (ОФД), а оттуда они передаются в налоговую и покупателю. Онлайн-кассу могут зарегистрировать только юридические лица и ИП в личном кабинете на сайте nalog.ru.

Она нужна любому бизнесу: интернет-магазинам, доставке, сфере услуг, общепиту и торговле в розничных точках, кроме продажи на ярмарках, выставках и некоторых других местах.

Если не подключить онлайн-кассу, то это грозит штрафом от 75% до 100% от суммы непробитых чеков и минимум 30 тысяч рублей.

Чтобы принимать онлайн-платежи без проблем с налоговой, нужно:

• купить или арендовать онлайн-кассу. Это можно сделать, например, на сайте LIFE PAY
• купить фискальный накопитель, на котором будут храниться данные о пробитых чеках
• заключить договор с ОФД, который будет передавать данные о чеках от продавца в налоговую

Онлайн-кассу и фискальный накопитель регистрируют в личном кабинете на сайте налоговой и в ОФД. Для этого понадобится электронно-цифровая подпись руководителя компании или ИП. Чтобы зарегистрировать онлайн-кассу на сайте ОФД, укажите ИНН организации, а также заводской номер оборудования и фискального накопителя. После этого в течение пяти дней нужно поставить онлайн-кассу на учёт в налоговой. Для этого заполните заявление на сайте ФНС и подпишите его электронной подписью. После этого онлайн-касса будет готова к работе.

Если вы продаёте только онлайн, то физической онлайн-кассы у вас может и не быть — вы можете арендовать оборудование, установленное в дата-центре. Например, ваша компания может находиться в Санкт-Петербурге, а место установки онлайн-кассы — в Москве. Информация о платежах будет уходить в дата-центр, а оплаты клиентов будут фискализироваться удалённо. И это не вызовет вопросов у налоговой инспекции.

Часто компании работают в омниканальном формате, когда кроме интернет-магазина есть шоурум или собственный пункт выдачи. По закону платежи должны фискализироваться на всех каналах продаж. Это означает, что необходимо подключить отдельную онлайн-кассу для интернет-магазина, для всех шоурумов, пунктов выдачи и для каждого курьера. Получается, что компании придётся заключить серию договоров с ОФД и платить за несколько фискальных накопителей каждые полгода.

Облачная касса поможет решить эту проблему и сэкономить на кассовом оборудовании — для приёма платежей на сайте и через курьеров достаточно приобрести одну онлайн-кассу с фискальным накопителем и заключить один договор с ОФД. В розничной точке и ПВЗ нужно будет поставить физическую кассу.

Облачная касса — это решение, которое позволяет формировать чеки на единой кассе для разных каналов продаж. Работает это так:

• клиент оплачивает заказ в интернет-магазине или при доставке курьером
• банк или платёжная система подтверждает поступление платежа
• информация об успешной оплате поступает в облачную кассу
• фискальный чек отправляется в ОФД, а оттуда в налоговую и клиенту по email или sms

Платежи принимаются через смарт-терминалы без фискальных накопителей, смартфоны, сайт интернет-магазина и CRM-системы, к которым подключена облачная касса. При этом устройство для фискализации платежей находится в дата-центре.

Подключив модуль интеграции облачной кассы LIFE PAY к RetailCRM, вы сможете фискализировать оплату на сайте или при доставке курьером. Информация о платеже автоматически импортируется по API, и облачная касса передаёт данные в ОФД, а оттуда в налоговую инспекцию. Одновременно с этим клиент получает электронный чек по email или sms.

Интеграция позволяет:

• выбирать заказы для фискализации из разных магазинов, созданных в RetailCRM
• фискализировать наличные и безналичные платежи по требованиям 54-ФЗ
• корректно работать с чеками предоплаты и полного расчёта
• просматривать отчётность о фискализированных оплатах в режиме реального времени
• менять торговые точки, выбирать способы создания заказа и подходящие для вас способы оплаты
• вручную формировать фискальный чек по свободным реквизитам

Например, покупатель оплачивает всю сумму заказа на сайте. Облачная касса LIFE PAY пробивает чек «Предоплата 100%». Если клиент оплачивает половину заказа онлайн, а другую половину — курьеру при получении товара, то пробиваются чеки «Предоплата» и «Полный расчёт».

Перед подключением модуля нужно зарегистрироваться на сайте LIFE PAY. После этого с вами свяжется менеджер компании, который поможет с регистрацией и подключением облачной кассы.

Вариант работы при оплате курьеру:

• заказ из RetailCRM передаётся в курьерское приложение, которое подключено к платформе. Или курьер может использовать мобильное приложение RetailCRM
• курьер выбирает заказ из списка
• выбирает способ оплаты: наличные, банковская карта, СБП, наличные + карта (перечень способов зависит от возможностей курьерского приложения). Оплату принимает платёжная система, подключённая к вашему аккаунту в RetailCRM
• проводит оплату
• в приложении отображается подтверждение платежа, данные передаются в RetailCRM
• при изменении статуса оплаты в карточке заказа RetailCRM покупателю отправляется чек по email или sms

Для шоурумов обязательно устанавливается фискальный регистратор для каждой кассы, что довольно затратно — 6 000 рублей за штуку. LIFE PAY избавляет от таких трат: облачная касса объединяет все кассовые аппараты в торговом зале, поэтому достаточно купить и подключить один фискальный регистратор.

Вариант работы при покупке в шоуруме:

• продавец создаёт заказ в RetailCRM
• менеджер выбирает способ оплаты и проводит продажу
• данные о заказе и оплате передаются в облачную кассу, регистрируется чек
• клиент получает электронный чек

Попробуйте облачную кассу LIFE PAY в действии. Найти модуль интеграции вы сможете в нашем маркетплейсе. Подключение к RetailCRM бесплатное.

Вам может быть интересно:

Как принимать платежи на сайте: выбираем и подключаем платёжный агрегатор
Что вы могли пропустить: подключение нескольких аккаунтов Сбербанка, чаты Avito, доставка Яндекс Go и другие обновления
Что показали на презентации новой RetailCRM